Mitarbeiterdokumente digital und effizient: Dokumenten Manager für den sicheren Austausch zwischen HR und Mitarbeitenden
Der Dokumenten Manager ist die Grundlage für den unkomplizierten Austausch wichtiger Dokumente zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern eines Unternehmens. Er ist eine wirkungsvolle Erweiterung des edtime Portfolios und steht in allen edtime Versionen zur Verfügung. Mit dem Dokumenten Manager lassen sich Mitarbeiterdokumente digital verwalten und dank des durchgängigen Prozesses sparen sich sowohl die Personalverantwortlichen als auch die Mitarbeiter viel Zeit.
Unterlagen anfordern
Die Personalabteilung kann von einem Mitarbeiter Dokumente, wie beispielsweise den Personalausweis, die Krankenversicherungskarte oder ein Gesundheitszeugnis, digital anfordern. Sobald ein Dokument angefordert wurde, erhält der Mitarbeiter in seiner edtime App eine Benachrichtigung, dass ein Dokument angefordert wurde und kann das entsprechende Dokument direkt hochladen.
Dokumente hochladen und austauschen
Direkt mit dem Smartphone lässt sich ein Foto eines Dokuments machen und hochladen – alternativ kann auch ein PDF hochgeladen werden. Sobald das Dokument hochgeladen wurde, erhält die Personalabteilung eine Benachrichtigung. Mit einem Klick kann der Personaler das Dokument genehmigen oder ablehnen. Danach wiederum erhält der Mitarbeiter eine Statusinformation in seiner edtime App.
Gültigkeitserinnerung
Bei Bedarf kann die Personalabteilung ein Dokument mit einem Gültigkeitsdatum versehen, beispielsweise bei einem Gesundheitszeugnis oder einem polizeilichen Führungszeugnis. Ist eine Gültigkeitsfrist hinterlegt, erhält die HR-Abteilung rechtzeitig eine Erinnerung und kann den Mitarbeiter darauf hinweisen, dass Dokument zu aktualisieren. Mit dem Dokumenten Manager ist auch eine digitale Verwaltung von Arbeitserlaubnissen umsetzbar.
Dokumentenablage in der Mitarbeiterakte
Ist ein Dokument genehmigt, wird es automatisch in der jeweiligen Mitarbeiterakte in edtime unter Dokumenten Manager abgelegt. Diese digitale Personalakte mit Dokumentenüberwachung bietet nicht nur maximale Transparenz, sondern ermöglicht es auch, dass Dokumente jederzeit heruntergeladen oder ausgedruckt werden können.
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